Quand on a besoin de géré un agenda où beaucoup de choses se croisent, il est important de pouvoir tout lire d’un coup et de voir très rapidement les jours où plusieurs activités se superposent ou même pourraient se superposer. Heureusement, big brother a créer Google Calendar.
Le principal atout de Google Calendar n’est pas de pouvoir créer vous même votre propre agenda manuellement, mais de pouvoir synchroniser des calendriers extérieurs. Et tout l’intérêt est que ces calendriers sont générés automatiquement.
Je sais que beaucoup d’outils existe comme Google Calendar et que chaque fournisseur de mail propose son calendrier, mais j’ai un faible pour celui de Google.
Ajouter un calendrier
Pour ajouter un calendrier externe, il suffit généralement de dérouler le menu Autre agenda et de sélectionner Ajouter par URL. A partir de là, tous les calendriers seront remis à jour toutes les 8 heures de manière automatique.
Il est tout à fait possible de synchroniser l’agenda Facebook et son calendrier. Dans la page des événements à venir, en bas à droite, vous pouvez copier l’adresse de l’agenda pour l’ajouter comme vu plus haut.
De cette façon, les événements Facebook auxquels vous choisissez de participer seront automatiquement visible sur votre agenda.
Doodle
L’outils de sondage et d’organisation d’événement propose lui aussi une synchronisation qui s’avère plus qu’intéressante. Il est bien sur évident que pour bénéficier de cette option vous devez avoir un compte Doodle, mais après m’en être passé quelques années, le compte est bien pratique.
Il existe deux méthodes pour relier Doodle et son calendrier : soit en créant une synchronisation directement depuis Doodle (via Connecter son calendrier), soit en ajoutant l’URL du calendrier Doodle dans son propre calendrier.
Globalement, il n’y a pas beaucoup de différence entre les deux méthodes, les mêmes choses s’afficheront. Avec la synchronisation, la discussion entre Doodle et le calendrier est plus efficace et vous pourrez voir sur le « vue » calendrier dans Doodle si vous avez déjà des activités de prévues sur ces mêmes dates sans avoir besoin de revenir sur votre agenda, de même que sur votre agenda les mises à jour seront instantanées.
Là où il faut se méfier, c’est que Doodle ne partage que les dates où vous vous êtes mis présent, pas celle où vous êtes absent. Donc si votre créneau se libère, vous ne voyez pas qu’un sondage Doodle est en cours sur la même date. De même, si la date définitive choisi ne correspond pas à l’un de vos choix, le Doodle disparaît purement et simplement de votre calendrier, ce qui est assez dommage.
L’autre problème, c’est que beaucoup de gens qui créé des sondages les laissent mourir à la fin et ne valide pas la date choisis. De fait vous risquez de vous retrouver avec beaucoup de dates dans votre calendrier. Dans ce cas, si la présence des tentatives vous gène sur l’agenda, il suffit de vous désinscrire du sondage ou de frapper l’auteur jusqu’à ce qu’il le verrouille.
Il est dommage que Doodle ne gère pas cela de manière automatique.
Autres applications
Beaucoup d’application de gestion de temps ou de planning peuvent s’intégrer à votre calendrier. Par exemple, j’utilise Wunderlist qui est une to-do list très complète et gratuite qui génère un calendrier en fonction des échéances fixés. C’est très pratique pour tout ce qui est tâches régulières.
Vous pouvez également ajouter d’autres calendrier Google en mode partage. C’est très utile pour créer un agenda commun pour un groupe, une société ou une association, vous aurez la visibilité sur cet agenda.
Bien utilisé, ce type d’outil permet une vrai visualisation